O tempo é o bem mais precioso do empresário. Gerir o tempo e organizar uma agenda é fundamental, assim como evitar fazer coisas que não estavam programadas no seu plano semanal. A gestão do tempo torna-se um quebra-cabeças ao ter de encaixar as mil e uma solicitações que lhe cortam o foco, seja no negócio ou em casa. Soa-lhe familiar?

É da responsabilidade do gestor distribuir o trabalho pela equipa e organizar-se a si próprio.

Delegar competências com eficácia é a melhor solução para libertar tempo para trabalhar o negócio e não no negócio. Mas como escolher que tarefas realizar primeiro? E onde alocar mais tempo? O planeamento é a melhor resposta.

Crie a sua Agenda por defeito

Semanalmente, o empresário deve preparar a agenda a pensar nos objetivos estratégicos que pretende alcançar com o seu negócio. Para isso deve evitar gastar tempo com tarefas pouco produtivas que lhe consomem muita energia e de proveito por vezes duvidoso.

Como empresário, precisa de ferramentas práticas para priorizar tarefas e tomar decisões de forma mais consciente.

Aprender a identificar as tarefas urgentes daquelas que são importantes é o primeiro passo.

Conhece esta frase?

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” Dwight Eisenhower, 34º Presidente norte-americano.

 

Matriz de Eisenhower

A Matiz de Eisenhower é uma ferramenta visual que nos permite definir como atribuir prioridades às suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de forma não planeada ou que são urgentes.

Urgente e importante: são tarefas inesperadas que decorrem tipicamente de situações às quais é fundamental dar uma resposta e criar uma solução, seja pelo empresário ou delegando a alguém da sua equipa. Além de atender estas situações, é importante definir limites de tempo. À medida que se estão a resolver as incidências pode equacionar-se que ações podemos tomar para que não voltem a acontecer. Se passamos o tempo a apagar fogos não temos tempo para fazer o que estava planeado e muito menos para nos ocuparmos de funções estratégicas.

Não urgente e importante: são as iniciativas e objetivos que queremos alcançar, aos quais temos de dedicar tempo para que avancem. É preciso marcar na agenda um espaço para as tarefas de gestão, estudo de novas oportunidades e para a execução de planos.

Qual será o truque para definir a fronteira do que é importante? Uma sugestão é imaginar as consequências de não tratar desse problema agora. Temos de identificar se estamos perante uma situação que afeta o core business do nosso negócio, como a definição de estratégia ou a apresentação de propostas.

Urgente e não importante: são aquelas interrupções frequentes no dia-a-dia que prejudicam o seu foco, como atender telefonemas, verificar a toda a hora as notificações das redes sociais do smartphone ou do computador, responder a certos emails. São tarefas que vêm com algum sentido de urgência associado mas que não são o melhor uso possível do seu tempo. Uma das opções é, mais uma vez, delegar.

Não urgente e não importante: são aquelas atividades que representam uma distração pura e que o melhor é eliminar quando se sentir com pouco tempo para todos os seus afazeres, como ver televisão ou navegar de forma recreativa nas redes sociais.

Acha que precisa de ajuda para gerir melhor o seu tempo?

Quando se recorre ao Business Coaching, o objetivo é permitir aos empresários usufruírem de mais tempo, fazendo o negócio ser rentável e funcionar sem a sua presença, com benefícios notórios na sua vida profissional e familiar.

Luis Henriques
Business Coach